Identification and development of potential synergies between health lean management and clinical risk management

Healthcare systems have to afford multiple challenges especially during a crisis period where many governments have to spending review in order to comply with international agreements. Particularly for healthcare systems that are guaranteed and funded by public institutions, efficiency should be increased cutting wastes and costs. On the other hand, accreditation standards require high performance in terms of safety improvements. In a context where resources are scant and customers and ethical principles ask for high quality, new managerial solutions should be developed, in order to abandon the trade-off approach between diverging performance objectives and to take advantage of the benefits of different combined methodologies. An increasing interest has been devoting to Health Lean Management (HLM) both in academic and in managerial literature. It has been cogitated as a managerial approach that could contribute to efficiency improvements, identifying and eliminating any wastes, attributing more value to the patient and reducing costs. Few researches have analysed the impact of this methodology on quality improvements. Another emerging managerial approach is acquiring an increasing interest and it is usually adopted in alternative to HLM. It is Clinical Risk Management (CRM), which permits to identify, analyse and treat clinical risks with the aim to enhance the healthcare quality improving in particular patient safety. Until now, the possibility to combine HLM and CRM has received scarce attention. In literature, a synergic methodology that integrates HLM and CRM is still missing whereby guidelines for implementing HLM projects with impacts on quality of care and patient safety improvements are not provided. Nevertheless, they could be helpful for hospital managers that intend to successful implement this kind of projects pursuing multiple objectives. For this reason, in this thesis after investigating the connections and overlaps between HLM and CRM in the academic literature, the characteristics of HLM projects with connections with CRM have been analysed in academic and grey literature. In the last analysis of the thesis, nine Lean & Safety projects (L&S projects), defined as HLM projects with patient safety improvements, have been studied in order to understand how it is possible to implement HLM projects with CRM benefits. Substantially, the following research objectives have been pursued: • Understanding whether any links exist between HLM and CRM in literature: - Are there any connections/overlaps between HLM and CRM in hospital environment? If yes, which are the connections and the outcomes? What are the characteristics of HLM projects with CRM connections in literature? - Can HLM support CRM in hospital environment? • Drawing the state of the art regarding the implementation of HLM projects with connections with CRM: - What is the state of the art of HLM in Italian context? - What are the characteristics of the HLM projects linked to CRM in Italian context? • Studying how it is possible to implement HLM projects with benefit to CRM: - What are the organizational aspects of L&S projects? - What are the phases and activities? - What are the tools and practices? - What are the critical factors that should be followed for a successful implementation? The first research objective has been pursued through a systematic literature review. From this analysis, the lack of a synergic methodology that combines HLM and CRM emerged. However, connections and overlaps between the two approaches were demonstrated and it was possible to examine the features of HLM projects with connections with CRM. Those projects have been analysed also in grey literature, pursuing the second research objective. After drawing the map of the HLM experience in Italy, the characteristics about HLM projects with connections with CRM, identified in the Italian reports, have been examined and through the comparison with the results from academic literature review, interesting alignments have been found out. Focusing on L&S projects, a multiple case study has allows elaborating a framework of analysis and providing useful indications for the development of guidelines to implement successfully L&S projects. Three different clusters have been identified and characterized referring to the organizational aspects, phases and activities, tools and practices and critical factors for the implementation of L&S projects. At the end of the analysis, relevant propositions have been grasped permitting to contribute to theory building and to the definition of useful indications for developing L&S projects in hospital environment. Thanks to this research, significant contributions to the literature of health management, health service operations management and public management have been added. In addition, a new research topic has been introduced and relevant cues for future research have been provided moving towards the realization of healthcare systems more efficient, effective, and safe.

I sistemi sanitari da tempo devono affrontare sfide di diverso genere; tale situazione diventa particolarmente complicata nei periodi di crisi in cui molti stati sono costretti a revisionare le proprie spese in modo da rispettare gli impegni assunti a livello internazionale. Soprattutto nei sistemi sanitari garantiti e finanziati da istituzioni pubbliche, gli sprechi e i costi dovrebbero essere ridotti in modo da aumentare l’efficienza. Contemporaneamente a questa esigenza, gli standard di accreditamento impongono di garantire elevate prestazioni in termini di miglioramento della sicurezza. In un contesto in cui le risorse sono scarse e pazienti e principi etici obbligano a ricercare elevati livelli di qualità, nuove soluzioni manageriali dovrebbe essere sviluppate al fine di superare l’approccio di “trade-off”, che spinge a prediligere un obiettivo di prestazione rispetto ad un altro, e beneficiare, invece, dei vantaggi di diverse metodologie combinate. Un interesse crescente è stato dedicato all’ Health Lean Management (HLM) sia nella letteratura accademica che in quella manageriale. Si tratta di un approccio manageriale che potrebbe contribuire al raggiungimento di miglioramenti di efficienza attraverso l’identificazione e l’eliminazione di tutti gli sprechi, attribuendo così un maggiore valore al paziente e riducendo i costi. Poche ricerche hanno analizzato l’impatto di questa metodologia sui miglioramenti della qualità. Esiste un altro approccio manageriale emergente che sta acquisendo particolare interesse e che spesso viene adottato in alternativa all’HLM. Si tratta del Clinical Risk Management (CRM) che consente di identificare, analizzare e trattare i rischi clinici con l’obiettivo di migliorare la qualità in sanità con particolare riferimento alla sicurezza del paziente. Finora un’attenzione davvero irrisoria è stata attribuita alla possibilità di combinare l’HLM con il CRM. Una metodologia sinergica che integri HLM e CRM risulta ancora assente per cui in letteratura non si trovano linee guida per l’implementazione di progetti di HLM con impatti sulla qualità della cura e sui miglioramenti della sicurezza del paziente. Nonostante ciò, tali indicazioni potrebbero essere di aiuto ai manager degli ospedali che intendono realizzare con successo questo tipo di progetti perseguendo una pluralità di obiettivi diversi. Per tale ragione in questa tesi, dopo aver indagato l’esistenza di connessioni e sovrapposizioni tra HLM e CRM nella letteratura accademica, si sono analizzate le caratteristiche dei progetti di HLM aventi connessioni con il CRM e presenti sia nella letteratura accademica che in quella manageriale. Nell’ultima analisi di questa tesi, nove Lean & Safety project (L&S project), definiti come progetti di HLM riportanti miglioramenti in termini di sicurezza del paziente, sono stati studiati con l’obiettivo di capire come sia possibile implementare progetti di HLM con benefici di CRM. In sostanza, sono stati perseguiti i seguenti obiettivi di ricerca: • Capire se in letteratura esistono legami tra HLM e CRM: - Sono presenti connessioni/ sovrapposizioni tra HLM e CRM nel contesto ospedaliero? Se sì, quali sono queste connessioni e quali sono i relativi risultati? Quali sono le caratteristiche di progetti di HLM aventi connessioni con il CRM e presenti in letteratura? - L’HLM può supportare il CRM in un contesto ospedaliero? • Delineare lo stato dell’arte per quel che concerne l’implementazione di progetti di HLM aventi connessioni con il CRM: - Qual è lo stato dell’arte dell’HLM nel contesto italiano? - Quali sono le caratteristiche dei progetti di HLM legati al CRM nel contest italiano? • Studiare come sia possibile implementare progetti di HLM aventi benefici in termini di CRM: - Quali sono gli aspetti organizzativi che contraddistinguono i L&S project? - Quali sono le fasi e le attività? - Quali sono gli strumenti e le pratiche? - Quali sono i fattori critici che dovrebbero essere considerati per una implementazione di successo? Il primo obiettivo di ricerca è stato perseguito conducendo un’analisi sistematica della letteratura. Da questo studio è emersa l’assenza di una metodologia sinergica che combini HLM e CRM. In ogni caso, sono state dimostrate connessioni e sovrapposizioni tra i due approcci, per cui si è potuto procedere con l’analisi delle caratteristiche dei progetti di HLM aventi connessioni con il CRM. Questi progetti sono stati studiati anche nella letteratura manageriale, perseguendo il secondo obiettivo di ricerca. Dopo aver delineato la mappa delle esperienze di HLM in Italia, si sono esaminate le caratteristiche dei progetti di HLM aventi connessioni con il CRM, identificate nei report italiani, e attraverso la comparazione con i risultati ottenuti dall’analisi della letteratura accademica, si sono potuti scoprire allineamenti interessanti tra le due analisi. Focalizzandosi sui L&S project, la conduzione di un multiple case study ha permesso di elaborare un framework di analisi e di fornire indicazioni utili per lo sviluppo di linee guida per una realizzazione di successo di L&S project. Tre cluster ben distinti sono stati identificati e caratterizzati con riferimento agli aspetti organizzativi, alle fasi e alle attività, agli strumenti e alle pratiche, e ai fattori critici per l’implementazione di L&S project. Alla fine dell’analisi si sono definite proposizioni rilevanti che hanno contribuito al theory building e all’elaborazione di indicazioni utili per lo sviluppo di L&S project nel contesto ospedaliero. Grazie a questa ricerca si sono potuti apportare importanti contributi alla letteratura della gestione della sanità, dell’health service operations management e della gestione pubblica. Un nuovo argomento di ricerca è stato introdotto e spunti rilevanti per lo sviluppo di ricerche future sono stati generati, progredendo verso la realizzazione di sistemi sanitari più efficienti, più efficaci e più sicuri.